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E-port兔，悄悄話
本文分享了一位學姐擔任高中社團幹部的經驗， 文章包括管理技巧和心態，適用於正在為領導社團而感到困惑的高二生和考慮接手社團管理的高一生。
不知不覺已經開學一個月了，高二之後有擔任高中社團幹部的各位，應該正在水深火熱地處理社課、迎新等社團事務吧？這時候同學是不是已經開始覺得，要管理一個社團、帶領一個團隊，比想像中還要難好多！
不過不用擔心，今天學姊就要透過自己高二時在社團擔任社長的經驗，來跟大家聊聊一些社團管理的技巧與心法。不論你是正在為帶領社團而煩惱的高二生，還是剛開始接觸社團，在思考是否要接幹的高一生，這篇文章的內容都很適合你！就讓我們一起看下去吧！
💡還沒看過上篇文章？先看完上篇再回來 :高中社團幹部好難當！社長學姊的 8 個管理方法(上) ── 溝通與工具篇
管理的第一步 : 有效溝通！3 個必學溝通小技巧
首先，要管理任何團隊的第一步，就是要建立有效的溝通。唯有能有效傳達自己的想法並統整大家的意見，才有辦法正確的下達指令，並在領導大家的同時讓每個人都覺得工作的過程是愉快的。因此今天筆者要先來跟大家分享 3 個自己在經營社團時覺得最通用的溝通小技巧。
非暴力溝通 : 減少社團內摩擦
非暴力溝通 (Nonviolent Communication，簡稱NVC) 的概念是由心理學家馬歇爾·羅森博 (Marshall Rosenberg) 提出，強調溝通時要注意以下 4 個要點 :
- 先說出觀察而不給予評論
- 表達感受
- 直接說出需求
- 把請求表達得明確、具體
以上的概念或許聽起來很複雜，不過運用在社團溝通上其實並不困難。以筆者的經驗為例，在和社員宣布或討論事情時，首先我會將觀察到的事實以客觀的方式描述清楚，確保大家對於事情的認知一致，也能讓大家的想法都專注在要討論的事情上。
再來開始討論後，我也會適時表達自己的感受。雖然很多人會認為工作時盡量表達客觀事實就好，感受並不重要，不過以我的經驗而言，適時表達感受甚至示弱能讓大家更快得到共鳴，也能使溝通過程過順暢。畢竟社團的大家都是因為對一樣的事情有熱情而聚集在一起的同學、朋友，並不是沒有情感的工作機器，因此如果能讓大家的感受在討論過程中也被重視，一定是最好的。
💡更多關於社團活動的延伸閱讀 :高中社團辦活動三大要點告訴你！活動企劃書要怎麼寫？事前要準備什麼？
而在討論的過程中大家可能會提出各種需求，你也可以鼓勵大家都直接說出自己的需求。累積完大家的需求後，在討論的尾聲，很重要的事情是針對剛剛的討論分配工作。這時要盡可能把最終的請求描述的越具體越好。因為社員和社團幹部們都還需要兼顧課業或其他事情，因此能一次到位，減少來回的修改與調整，絕對能讓大家工作時的心情更好，也能減少疲勞帶來的摩擦。
在使用以上概念後，我的社團溝通模板會長這樣 :
大家不妨在下次社團開會或在群組宣布事情的時候試試看！也希望大家在經營社團時都不用遇到摩擦或吵架。
三明治溝通法 : 讓建議更容易被採納
今天要介紹的第二個溝通技巧則是三明治溝通法 (Feedback Sandwich)，從它的英文名字應該已經可以看出它的主要應用範圍就是在給予建議的時候。作為社團幹部，一定常常會需要給建議或反饋，而如果你覺得對方有一些部分做得還不夠好，要如何讓對方不會感到挫折，又很樂意採你的建議呢？
這時候就需要三明治溝通法！三明治溝通法的作法之前有在另一篇介紹 Podcast 團隊分工的文章中提到，這邊先簡單以這篇文章的圖片告訴大家要怎麼做 :
至於為什麼這樣溝通會更有效呢？三明治溝通法運用的就是心理學的序位效應 (Serial-position effect)。序位效應分為初始效應 (Primacy effect) 和時進效應 (Recency effect)。初始效應強調當我們接觸到一連串的資訊時，前面的內容會最容易被學起來或留下印象，也因此第一印象至關重要。時進效應則是說明，一串資訊中，最後提到的內容也會比中間的容易被記得。
因此，一段對話的開頭和結尾對於對方的感受是影響最大的。我們也應該利用這一點，讓對話氛圍良好，才能讓你的建議更容易被接受與採納。
💡對更多心理學相關內容有興趣，可以戳戳看這篇 : 對心理系、心輔系有興趣？4 本適合高中生自主學習的書籍推薦
把三明治倒過來？序位效應的更多應用
三明治溝通法雖然可以讓溝通氛圍更愉快，但相對地在溝通上也更費時。因此如果社員間已經累積一定的工作默契，不太會因為溝通過程而感到不悅，或許你也試著把剛剛提到的初始效應和時進效應反過來運用。換句話說，三明治其實也可以倒過來！
剛剛有提到序位效應告訴我們，一段資訊中開頭跟結尾最容易留下印象，因此如果你的重點不是在給建議時兼顧對方感受，而是想強調建議本身，則可以試著改用以下步驟 :
倒過來的三明治或許可以加速工作效率，不過對於團隊合作而言，這個方法還是建議各位在評估社團的個別情況後斟酌使用。畢竟大家來到社團大部分都是想留下珍貴的回憶而不是死板地把工作做好，因此還是建議各位幹部們，把顧及大家的感受放在第一要務。
💡想知道更多給出好建議的做法，可以參考TED演講 :LeeAnn Renninger-The secret to giving great feedback
原來有這麼多東西可以幫我！3 種實用工具
介紹完三個溝通技巧後，我們來看看有哪些工具可以讓管理社團更輕鬆！以下筆者整理出 3 類我在經營社團時最常用到的東西 :
- 資料管理工具
- 內容圖像化工具
- 經驗型工具
接著就讓筆者來跟大家介紹這三類工具分別包含什麼，又可以怎麼運用。
資料管理工具 : 管好資料和管人一樣重要
第一類工具筆者想分享的是可以幫助大家管理資料的工具。接下社團時，大家一定會從學長姐那邊拿到接收到許多資訊與資料，包含之前活動的企畫書、舉辦成果，一些宣傳文宣等，而隨著社團活動的進行，你們也會累積出許多新的資料。
擁有這麼多資料，如何整理就會成為重要的課題。一個整理有序的資料庫就像乾淨的社辦一樣，能讓大家在工作時都更有效率也能帶來清爽的好心情！
筆者自己推薦大家在管理資料時，使用比較廣為流通、大家都知道的工具，才不用讓大家在找資料的時候還要多出「認識新工具」這個不必要的門檻。因此筆者想推薦的兩個工具就是大家都聽過但不一定有好好使用的雲端硬碟和Notion。
雲端硬碟的部分建議大家可以開不同的資料夾，統整各屆的資料，Notion 則很適合整理同屆的資訊。以下是筆者認為最適合用於社團的四個 Notion 功能 :
- Calendar View 的表格 : 統整活動與開會時間
- Gallery View 的表格 : 整理會議記錄或活動紀錄
- Toggle list 或 Pages : 整理細項資料
- To-Do list : 分配工作
如果能善用這些功能，把社團相關的資料都統整在同一個地方，就能讓大家不用查看很多地方就能找到完整資料，也能加速討論進度。因此在管理社團時，管資料跟管人是一樣重要的。有效的資料管理，能幫大家都省下許多時間！
結語
以上文章中筆者先介紹了 4 個可以運用在社團管理的方法，分別是 :
- 非暴力溝通 : 能運用在討論、開會等時候
- 三明治溝通法 : 運用在給建議或想要求社員修改某些東西的時候
- 序位效應的應用 : 讓對方對你想講的內容更印象深刻
- 使用資料管理工具，減少時間浪費
大家看到這邊，是不是已經覺得資訊量有點爆炸了呢？因此筆者今天先分享到這邊，另外 4 個社團管理方法則留到下篇再來分享。
